ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ VE SPOLEČNOSTI Dřevoterm, s.r.o.

Těmito Zásadami ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) vám poskytujeme informace o tom, jak společnost Dřevoterm, s.r.o. získává a zpracovává vaše osobní údaje, a to v souvislosti s objednávkami a dodávkami pilařských a truhlářských výrobků, stínící techniky a dalších nabízených služeb, při reklamacích, při uzavírání ostatních odběratelsko-dodavatelských vztahů a při provozu internetových stránek. Zároveň vás informujeme o vašich právech v souvislosti se zpracovávanými osobními údaji.

Při zpracování osobních údajů se řídíme platnými právními předpisy, s účinností od 25. 05. 2018 zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. 04.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení EU“).

Zpracování osobních údajů probíhá vždy v souvislosti s naší obchodní činností (především v souvislosti s poptávkami, objednávkami a dodávkami našeho zboží) a v souladu s vymezeným účelem zpracování.

Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. Ve společnosti Dřevoterm, s.r.o. platí interní pravidla určující, kteří zaměstnanci mohou mít přístup k vašim osobním údajům a v jakém rozsahu je mohou zpracovávat.

Tento dokument bude pravidelně aktualizován, vznikne-li potřeba jeho aktualizace. Aktualizované znění Zásad je účinné zveřejněním na internetových stránkáchwww.drevoterm.cz a www.pavon.cz.

Doporučujeme vám, abyste si tyto informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by vám i přesto nebylo něco jasné, rádi vám kterýkoli pojem nebo pasáž vysvětlíme. Případné dotazy prosím směřujte na kontaktní osobu uvedenou v bodu 1. níže.

1. SPRÁVCE VAŠICH ÚDAJŮ

Společnost: Dřevoterm, s.r.o., se sídlem Březová 60, 549 83 Meziměstí, IČO: 15031110, zapsaná u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl C, vložka 895 (dále jen „Společnost“).

Kontaktní osoba:  Denisa Szotkowská, e-mail: denisa.szotkowska@drevoterm.cz, tel.: +420 724 049 944 

Společnost nemá povinnost jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně. Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

2. ÚDAJE, KTERÉ ZPRACOVÁVÁME, ÚČEL A DŮVOD JEJICH ZPRACOVÁNÍ

Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytovat kvalitní služby v oblasti naší podnikatelské činnosti a řádné vám doručit objednané výrobky či reagovat na vaši poptávku po zboží.

Údaje o právnické osobě nejsou dle Nařízení EU osobními údaji. Pro účely těchto Zásad se tedy osobními údaji rozumí a mohou jimi být:

(i) ve vztahu k službám v oblasti naší podnikatelské činnosti, předně dodávkám naších pilařských a truhlářských výrobků či stínící techniky a jinými našimi plněními situace, kdy je odběratelem fyzická osoba či fyzická podnikající osoba, a Společnost disponuje těmito osobními údaji; nebo

(ii) situace kdy přijdeme do kontaktu při plnění jakékoliv smlouvy uzavřené s právnickou osobou s osobními údaji fyzických osob, které jednají v zastoupení této právnické osoby, nebo se smluvní vztah týká fyzické podnikající osoby.

Vaše osobní údaje zpracováváme následujícími způsoby zpracování a pro níže uvedené účely:

2.1. Uzavírání a plnění smluv na nákup nabízených výrobků a služeb

2.1.1. Informace v souvislosti s uzavřením smlouvy 

Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme v souvislosti s uzavřením smluvního vzatu a které nám sami poskytnete, patří tyto typy osobních údajů:

Tyto údaje jsou součástí každé uzavřené kupní smlouvy. Bez jejich poskytnutí bychom s vámi nemohli smluvní vztah uzavřít.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

 

2.1.2. Informace v souvislosti s plněním smlouvy 

Mezi další typy osobních údajů, které o vás obvykle zpracováváme v souvislosti s plněním smlouvy patří následující:

 

Tyto údaje jsou obvyklou součástí každého smluvního vztahu a souvisejícího plnění smlouvy a potřebujeme je pro plnění z uzavřené smlouvy, včetně komunikace s vámi v průběhu vlastního procesu dodávky zakoupeného zboží.

 

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

 

2.1.3. Údaje ze vzájemné komunikace

Zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci související s nákupem zboží či poptávkami po zboží, jako např. vyřizování vašich poptávek po určitém zboží, dodatečné požadavky k zakoupenému zboží, připomínky k poskytovaným službám, komunikace o doručení zakoupeného zboží, vyřizování reklamačních nároků apod. Při této komunikaci zpracováváme tyto osobní údaje, které nám sami sdělíte:

 

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

 

2.2. Kontaktní formulář „NAPIŠTE NÁM“ na webových stránkách www.pavon.cz

Pokud využijete možnosti kontaktovat nás prostřednictvím webového formuláře na našich webových stránkách www.pavon.cz „NAPIŠTE NÁM“, získáme tyto údaje:

Tyto osobní údaje využijeme jen pro účel vyřízení vaší žádosti/požadavku.

Důvodem (právním základem) tohoto zpracování je zpravidla:

 

2.3. Zasílání newsletterů a akčních nabídek

2.3.1. Komunikace na základě tzv. oprávněného zájmu bez vašeho souhlasu

Po dobu, kdy budete naším zákazníkem, tzn. pokud jste u nás nakoupili zboží, tak do doby uplynutí lhůty pro uplatnění vad na zakoupeném zboží, která činí 24 měsíců od převzetí zboží, a nevyjádřili jste nesouhlas se zasíláním newsletterů, jsme oprávněni v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU (tj. oprávněný zájem naší společnosti spočívající v možnosti využít přímého marketingu) a v souladu s ustanovením § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, vám zasílat i bez vašeho předchozího souhlasu na vámi poskytnutý e-mail obchodní sdělení týkající se našich vlastních shodných či obdobných výrobků nebo služeb. Obchodním sdělením máme na mysli zejména informace o novinkách v nabídce sortimentu našeho zboží a akčních nabídkách především formou newsletteru. Zasílání newsletterů a akčních nabídek se vztahuje pouze na zákazníky Pavonu.
Tato obchodní sdělení vám však zasílat vůbec nebudeme, pokud již při uzavření smluvního vztahu dáte najevo, že je zasílat nechcete. Možnost odmítnout další zasílání těchto obchodních nabídek budete mít i v rámci každého doručeného e-mailu, kde vás na tuto skutečnost vždy výslovně upozorníme. Zároveň budete mít jasnou a zřetelnou možnost jednoduchým způsobem a zdarma odmítnout další zasílání těchto nabídek (postačuje jakákoliv forma odpovědi na zaslaný e-mail, např. ve formě textu „NEZASÍLAT“).

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. NÁMITKU proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Společnosti v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu (tedy zasílání marketingových sdělení bez vašeho souhlasu) vznesete (můžete využít připraveného formuláře ZDE), je i tato skutečnost důvodem k tomu, že vám nadále nebudeme marketingové nabídky a newslettery zasílat.

Důvodem (právním základem) tohoto zpracování je:

2.3.2. Komunikace na základě uděleného souhlasu

Pokud nebudou splněny podmínky pro zasílání marketingových nabídek bez vašeho souhlasu, ale přihlásili jste se přes webový formulář k odběru newsletteru, budeme moci vám newsletter a další nabídky zasílat a pro tento účel zpracovávat vaši e-mailovou adresu pouze s vaším předchozím souhlasem. Text souhlasu pro zasílání newsletteru a marketingových nabídek, jakož i ostatní podmínky související s uděleným souhlasem, je dostupný ZDE.
Zasílání newsletterů a akčních nabídek se vztahuje pouze na zákazníky Pavonu.

Osobní údaje (e-mail) začneme zpracovávat až poté, co vyplníte do příslušného webového formuláře svůj e-mail pro zasílání newsletteru, budete souhlasit se zpracováním tohoto osobního údaje a následně odběr newsletteru aktivujete a potvrdíte dle instrukcí obsažených v doručené emailové zprávě. Nebude-li zadání odběru newsletteru potvrzeno dle instrukcí obsažených v doručené emailové zprávě do 7 dnů, zadaný e-mail bude bez zbytečného odkladu zlikvidován.

Udělení souhlasu je DOBROVOLNÉ a již udělený souhlas můžete kdykoliv odvolat (můžete využít připraveného formuláře ZDE). Odvolání souhlasu působí pouze do budoucna a jeho odvoláním tedy není dotčena zákonnost předchozího zpracování osobních údajů založeného na uděleném souhlasu.

Pokud byste nám souhlas neudělili, je jediným důsledkem to, že vám nebudou zasílány informace o novinkách v naší nabídce zboží, o akčních nabídkách či obdobná marketingová sdělení. Na možnost objednání zboží či využívání jakýchkoliv jiných nabízených služeb nemá neudělení souhlasu jakýkoliv vliv.

Důvodem (právním základem) tohoto zpracování je:

 

2.4. Uzavírání a plnění odběratelsko-dodavatelských vztahů

Pro řádné fungování naší Společnosti potřebujeme uzavírat takové odběratelsko-dodavatelské vztahy, které souvisí s naší podnikatelskou činností (např. kupní smlouvy o dodávkách materiálu, smlouvy s externími poskytovateli IT služeb, daňovým poradcem, právními poradci apod.).

Pro tyto účely zpracováváme jen minimální rozsah osobních údajů (pokud jsou nám poskytnuty pak identifikační a kontaktní údaje např. jako jméno a příjmení, bydliště, e-mail či telefon, příp. DIČ fyzické podnikající osoby), které bezprostředně souvisí s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním.

V této souvislosti uchováváme osobní údaje jen po dobu trvání smluvního vztahu (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy).

Obdobné principy se uplatní rovněž pro osobní údaje související s naší účastí na veřejných zakázkách (včetně účasti v zadávacích řízeních a na uzavírání a plnění smluv).

Důvodem (právním základem) tohoto zpracování je:

 

2.5. Účetnictví a daně

Shromažďujeme vaše identifikační a transakční údaje (zejm. o provedených peněžitých úhradách kupních cen za nakoupené výrobky, o případných vrácených kupních cenách při oprávněných reklamacích či odstoupení od smlouvy), a to za účelem plnění svých účetních a daňových povinností, které nám ukládá platná legislativa (zejména zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty). Jedná se o údaje, které jsou uvedené na fakturách, dodacích listech, příjmových platebních dokladech.

Pokud nám tedy právní předpis ukládá povinnost archivovat tyto doklady, uchováváme spolu s nimi i vaše osobní údaje, které musí být na dokladech uvedeny. Tento účel se týká veškerých smluvních vztahů uvedených v těchto Zásadách.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

 

2.6. Výkon (resp. obhajoba) práv

Pokud by vznikl mezi naší společností a vámi spor, budeme vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu. Zpravidla v této souvislosti zpracováváme základní údaje zákazníka, údaje o sporném smluvním vztahu, o provedených platbách, údaje z reklamačního řízení, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejích výsledcích.

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. NÁMITKU proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Společnosti v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů vznesete (můžete využít připraveného formuláře), budeme se jejím vyřízením zabývat v souladu Nařízením EU.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

 

2.7. Kamerové záznamy

Pokud nás navštívíte v provozovně Pily Meziměstí, upozorňujeme, že vybrané prostory této provozovny jsou z bezpečnostních důvodů sledovány a zaznamenávány kamerovým systémem. Tyto prostory jsou viditelně označeny piktogramem kamery a doplněny informacemi vyžadovanými Nařízením EU.

Přístup k těmto kamerovým záznamům je striktně interně omezen a upraven interní Směrnicí o ochraně osobních údajů v souvislosti s kamerovým systémem. Kamerové záznamy mohou být předány mimo Společnost pouze za stanovených podmínek orgánům Policie ČR v souvislosti s prošetřováním podezření na spáchání trestného činu.

Záznamy z kamerového systému jsou pořizovány výlučně za účelem ochrany majetku Společnosti a zvýšení ochrany práv a svobod osob, které by mohly být dotčeny protiprávním jednáním jiných osob.

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. NÁMITKU proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Společnosti v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů vznesete (můžete využít připraveného formuláře), budeme se jejím vyřízením zabývat v souladu Nařízením EU.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

 

2.8. Soubory cookies

Když uživatel našich webových stránek www.drevoterm.cz nebo www.pavon.cz uzavře svůj vyhledávač a ukončí prohlížení našich stránek, pak je soubor coookies vymazán a žádné osobní informace, které by mohly vést k následné identifikaci návštěvníka našich webových stránek, nejsou uchovávány.

Společnost tedy nepoužívá cookies za účelem získání informací o uživatelích.

 

3. JAK DLOUHO UCHOVÁVME VAŠE ÚDAJE?

Zpracováváme osobní údaje po minimální dobu, po kterou jsme povinni osobní údaje zpracovávat. Konkrétně se jedná ve vztahu ke shora vymezeným činnostem (viz bod 2. Zásad) o tyto doby:

 

A) Uzavírání a plnění smluv na nákup nabízených výrobků a služeb

Osobní údaje související s vaší poptávkou po zboží zpracováváme po dobu 1 měsíce (v případě telefonické poptávky je vymazáváme po 7 dnech).

Osobní údaje související s uzavřením smlouvy, s plněním smlouvy, a se vzájemnou komunikací související se zajištěním a průběhem dodání zboží zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování osobních údajů a případné doby pro uplatnění práva z vad poskytovaných plnění.

B) Uzavírání a plnění dodavatelsko-odběratelských vztahů

Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování osobních údajů a případné doby pro uplatnění práva z vad poskytovaných plnění.

C) Účetnictví a daně

Osobní údaje zpracováváme po dobu zpravidla 5-ti let od data zdanitelného plnění, není-li v některých případech legislativou vyžadována lhůta delší.

D) Výkon (resp. obhajoba) práv

Osobní údaje zpracováváme do doby vyřešení sporu a jeden rok poté.

E) Kamerové záznamy

Osobní údaje zpracováváme po dobu 3 – 5 dnů dle povahy zaznamenávaného prostoru (u převážné většiny 3 dny).

Po uplynutí výše uvedených lhůt budou osobní údaje do 1 měsíce vymazány/anonymizovány; nikoliv však v případě, že je budeme potřebovat i po uplynutí této lhůty pro jiné účely, např. z důvodu obhajoby našich nároků (tedy pro řešení vzniklého sporu, např. z důvodů uplatněných vad) či z jiných zákonných důvodů (např. splnění účetních a daňových povinností).

 

4. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme od vás obdrželi nebo je získali při komunikaci s vámi při vyřizování objednávek nebo v souvislosti s realizací kupních smlouva poskytování našich služeb a součinnosti, v souvislosti s vaší činností související s realizací objednávek plnění, nebo na základě obecně závazných právních předpisů. Konkrétně získáváme osobní údaje jedním z těchto způsobu:

Nevyhledáváme a nezpracováváme o vás osobní údaje z veřejných zdrojů.

5. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř Společnosti a nepředáváme je třetím osobám, není-li to nezbytné nutné. Taková potřeba může vzniknout v případě externích dodavatelů/poskytovatelů služeb, jako např. poskytovatelé IT služeb, právních služeb, webových služeb. V takovém případě jsou s těmito subjekty – zpracovateli osobních údajů – uzavřeny smluvní vztahy, které smluvně zajišťují zabezpečení předávaných osobních údajů v souladu s Nařízením EU. Sídlo poskytovatelů IT služeb je umístěno zásadně v rámci EU a osobní údaje nejsou předávány mimo EU.

Některé orgány státní správy jsou oprávněny pro plnění svých zákonných povinností si vyžádat informace o vás ad hoc (např. policie ČR, orgány finanční kontroly). Údaje poskytujeme jen tehdy, pokud oprávnění si tyto údaje vyžádat umožňuje zákon.

6. JAKÁ MÁTE PRÁVA?

Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo na přístup ke všem zpracovávaným osobním údajům. Na vaši žádost poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu, případně umožníme náhled do uzavřené smlouvy a do dalších dokladů u ní uložených.

Právo na opravu osobních údajů

Máte právo na opravu změněných osobních údajů (nebo zjištěných nesprávně uváděných údajů z jakéhokoliv jiného důvodu). Opravu provedeme poté, co budeme moci změněné údaje ověřit (např. z nového dokladu totožnosti).

Právo na výmaz osobních údajů

Máte právo na výmaz svých osobních údajů, které bychom zpracovávali neoprávněně.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

Máte právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 Nařízení EU (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů).

Právo na přenositelnost osobních údajů

Máte právo na to, abychom vám poskytli automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně abychom tyto údaje předali jinému správci, je-li to technicky proveditelné.

Právo na odvolání uděleného souhlasu

Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro vymezené účely, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat.

Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování

Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás významně dotýkalo. Naše Společnost neprovádí žádné takovéto automatizované rozhodování ani profilování.

Právo na námitku

Máte právo vznést námitku, pokud je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu (obhajoba právních nároků, kamerový systém).

Právo na podání stížnosti

Máte právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na naši Společnost, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu.

Způsob uplatnění práv

Pro uplatnění svých práv uvedených shora kontaktujte oprávněnou osobu na straně Společnosti: Denisa Szotkowská, e-mail: denisa.szotkowská@drevoterm.cz, tel.: +420 724 049 944 či tato práva můžete uplatnit osobně při návštěvě Společnosti. Pro uplatnění svých práv můžete využít námi připravených formulářů umístěných na www.drevoterm.cz nebo www.pavon.cz v sekci Ochrana osobních údajů – zde naleznete u každého práva i bližší vysvětlení podmínek uplatnění daného práva.

Jsme povinni vás bezplatně informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud bychom nevyhověli vaší žádosti, budeme vás informovat bezodkladně (nejpozději do jednoho měsíce) o důvodech nevyhovění.  

V některých případech vymezených legislativou nejsme povinni zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme: (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud obdržíme žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, můžeme vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení vaší totožnosti.

Formuláře ke stažení

Vznesení námitky proti zpracování osobních údajů

Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Žádost o omezení zpracování osobních údajů

Žádost o opravu osobních údajů

Žádost o přenositelnost osobních údajů

Žádost o přístup k osobním údajů

Žádost o výmaz osobních údajů

Přihlášení k odběru novinek